摘 要：运用全生命周期分析影响文书档案质量的各种因素，有针对性地采取措施，对提高档案管理质量和效率具有重要意义。本文以某单位文书档案为例，从观察组、对照组各选取50份文书档案进行统计分析，运用全生命周期理论，探讨了前端、中端、末端影响文书档案质量的各种因素，并在此基础上提出了提升文书档案管理质量的对策，以期大幅度提升文书档案管理整体质量和水平。
关键词：文书档案；
档案质量；
全生命周期
引言
梁山县工业和信息化局在档案管理方面积极推行电子化管理，建立了完善的档案系统，注重档案管理的规范化、标准化和信息化，将质量控制作为档案管理的重要组成部分，持续完善档案管理制度和流程，提高档案管理的效率和质量。但在文书档案质量控制方面仍存在一些不足。分析影响档案质量的因素，有针对性地采取措施，对提高档案管理质量和效率具有重要的现实意义。
《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）中提出，“文书档案”是反映党务、行政管理活动的档案。文件是文书档案前身，文书档案是文件的最终归宿。全生命周期用于文书档案管理，是将文书档案作为一个有始有终、不断发展变化的对象，从收集、整理、保管、利用、销毁五个环节动态地将文书档案经历划分为形成期、发展期、成熟期、衰退期，即文书档案全生命周期（参见表1）。文书档案全生命周期中，无论是前端的形成期，还是中端的发展期、成熟期，亦或是末端的衰退期，任一环节中的任一因素，都会直接影响文书档案管理整体质量[1]。因此，需要详细分析文书档案不同阶段影响质量因素，采取针对性、差别化管理措施，严格控制前端、中端、末端三个环节、形成期、发展期、成熟期和衰退期四个周期文书档案质量[2]。結合文书档案管理现实需要，运用全生命周期理论，不断提升文书档案管理总体质量和水平，最大程度地发挥文书档案在存史、资政、育人的功能和价值。
文种是否正确；
公文格式是否规范；
文件字迹是否准确，等等。
文档收集是否完整、分类是否准确、整理是否规范、装订是否符合要求、入库是否及时，等等。
统计与分析是否准确；
编辑与研究是否全面；
借阅与归还是否安全，等等。
文书档案鉴定、销毁是否准确，等等。
1 资料与方法
1.1 资料
利用随机数字表法将从档案室收集的2021年1—12月期间的文书档案分为两组：对照组和观察组，每一组50份。将对照组与观察组文书档案质量进行比较。
1.2 指标
基于全生命周期文书档案质量控制理论，将文书档案质量按前端质量、中端质量和末端质量赋分。发放问卷调查表50份。参与评价的有局领导、中心及部门负责人、一般工作人员、企业经营者。采用百分制，分别对文书档案管理效果和文书档案合格率进行评价：（1）文书档案管理效果。80—100分为高效；
60—79分为一般；
59分（含）以下为不满。其中“高效+一般”为总管理效果。（2）文书档案合格率。80—100分为正确；
60—79分为达标；
59分（含）以下为不合格。其中“正确率+达标率”为总合格率。
1.3 方法
对照组采用传统的文书档案管理方法，进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用和销毁。观察组运用全生命周期理论进行文书档案管理。采用SPSS23.0处理统计数据，采用百分比表示计数资料，用x2检验，P＜0.05时表示差异具有统计学意义。
2 结果
2.1 管理效果
从两组文书档案管理效果统计对比来看（见表2），运用全生命周期理论管理文书档案，总有效率96%，传统的档案管理模式下文书档案管理总有效率为86%。
2.2总合格率。
从两组文书档案管理总合格率统计对比来看（见表3），全生命周期理论应用于文书档案质量管理，总合格率达98%，传统的文书档案管理总合格率为84%。
对比两组文书档案管理效果、总合格率，运用全生命周期理论均有显著提升。
3 分析
从全生命周期视角分析《档案法》《国家行政机关公文处理办法》《文书档案案卷格式》等法律法规、技术标准，前端、中端和末端都有相关因素影响着文书档案质量。
3.1 前端
文书档案的前身是文件[3]。文件形成阶段是公文处理的首要环节，也是影响文书档案质量的首要阶段。文书档案形成期作为文书档案前端，该环节的文件质量高低会直接影响文书档案质量的高低。因此，控制好文书档案前端具有重要意义。从观察组和对照组的文书档案质量因素分析来看，发生在前端、影响文书档案质量的因素主要有：（1）正文。文件的正文记载了党务、行政管理活动信息。文件能否发挥其应有功能，取决于正文内容是否真实、准确，文件正文记录信息是否完整、准确，正文表达意图是否清晰。这些都是评价文件质量的重要因素，也在很大程度上决定着文书档案能否发挥其查考、凭据、参考功能。（2）文种。为了使公文能够有稳定的性质、特定的用途，公文行文时会选择适当的文种。常见的文种有公告、通告、意见、通知、通报、报告、决议、决定、函、纪要，等等。文种不分或混淆就会使行文出现错误。例如，请示是一文一事，请示的事项是尚未开始的，需要上级答复；
而报告是一文写多事，也可事后行文。将其混用，是影响文书档案的重要因素[4]。（3）要素。一份完整的公文由眉首、主体和版记三个要素组成。根据《国家行政机关公文处理办法》第十条规定，公文通常由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文字号、发文机关、主题词等18个部分要素组成。任一部分要素出现错误或疏忽，都会直接影响公文质量，最终影响文书档案质量。（4）材料。文件除了信息内容要求高质量，还要保证文件材料选用得当。如，应选用规格统一（A3、A4、B5）、耐老化、坚韧的公文用纸；
公文书写应保证字迹清晰，选用黑色墨水。严禁使用铅笔、圆珠笔拟稿。
3.2 中端
从全生命周期视角来看，文书档案中端主要包括发展期和成熟期，主要包括文书档案收集、立卷、整理和利用[5]。（1）收集。从收集环节来看，文书档案归档范围制定得不具体、不全面，会影响文书档案收集的准确性、完整性和及时性。例如，收集了“请示”没有收集“批复”；
收集了“正文”没有收集“底稿”“附件”。（2）立卷。立卷环节是影响文书档案质量的重要环节，影响文书档案立卷质量的因素众多，包括文件分类不准确、保管期限划分不精准、卷内文件排列顺序颠倒；
案卷卷皮格式不统一；
卷内文件目录格式不符合要求、卷内文件目录项缺项等。典型的错误如文书档案卷内文件目录项责任者、备注或顺序号缺项，或把本该“永久”保存的档案划分为“定期”。（3）整理。《文书档案案卷格式》对文书档案整理过程中的硬/软卷皮格式、卷盒规格、填写要求、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式都做了详细规定，若未按照规定的格式标准进行整理，会直接影响文书档案整理质量。（4）利用。利用质量也是影响文书档案管理的重要因素。随着信息化技术的快速发展，文书档案的信息化是直接影响档案利用效率的重要因素，确保档案利用安全也是其高质量管理的重要条件。
3.3 末端
文书档案末端，主要是指处于衰退期的管理阶段。涉及文书档案鉴定和销毁。（1）鉴定。文书档案鉴定是根据一定原则、标准，科学地判定其历史与现实价值，确定其保管期限。鉴定就会涉及拆卷，剔除不需要继续留存的文件，并重新组卷；
根据保管期限的调整及案卷的变化，重新编排文书档案案号，以及重新调整或更改案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。鉴定质量也是影响文书档案质量的又一重要环节。鉴定是否科学、全面、准确，直接关乎文书档案是继续保留、销毁还是做其他相应处理。通过对到期文书档案进行鉴定，可进一步优化馆藏档案资源结构，减轻文书档案管理压力。（2）销毁。根据文书档案鉴定，对没有继续保留价值的，符合相关规定的，要及时予以销毁。销毁不及时、不全面，必然会占用馆藏档案资源；
销毁不准确、超范围销毁，势必会造成难以估量的损失。因此，既要做到应销毁尽销毁，还要确保不应销毁的坚决做好安全保存，确保文书档案安全。
4 对策
文书档案的前身是文件，文件的质量是影响文书档案质量的首要因素[6]。之后，文书档案收集、整理、归档、管理、编研和利用等，都会直接影响着文书档案管理质量。因此，要树立全生命周期理念，优化档案管理流程，完善规章制度，提升档案管理者业务素养，综合施策，切实提升文书档案管理质量。
4.1 提高前端文书处理质量
文书与档案是同一事物在功能、管理方面存在的差异。要严格规范文书制作和处理，向前延伸质量控制关口。文书制作及处理要严格按照《党政机关公文格式》《党政机关公文处理工作条例》等的规定。规范文书处理格式和内容。要加大文书处理的审核监督。通过建立健全规章制度、强化岗位职责、加强文档一体化业务素能培训，增强文件制作对文书档案的重要性认识[7]。要提高相关人员职业修养。文件起草者要细心、耐心和严谨，在公文格式选择、处理程序方面要严格规范。一是注重文书外在形态。从公文的起草、核稿、定稿、签发到印刷的各个环节，均做到真实、完整和权威。二是注重对文书流转过程的处理。规范收集、整理发文稿纸、文书处理等，将文书分发、传递等流转环节做精做细，确保文书流转质量[8]。三是注重文书内在信息质量。文书审核、签发、拟办、批办、承办等内在信息质量决定其文件的“是否办理、谁办理、如何办理、办理结果”等细节，这些信息组合与关联程度也直接关系到文书档案利用效率及效果。
4.2 严控文书档案管理质量
要按照全生命周期理念做好文件到文书档案的转变，并切实做好文书档案收集、整理、归档、利用[9]。其中关键是要明确文书档案管理流程及其质量要求，畅通文件到文书档案管理从组织形式到具体工作流程的统一领导、分工负责、密切配合。即，由分管文书及档案管理的领导担任文书档案工作质量控制领导小组负责人，统筹调配资源，一体化推进质量管理。要求文件起草部门在做好公文起草时就要把握文书档案管理的标准和要求，规范公文登记、收集、录入和扫描，并按照文书档案归档范围做好收集。要严格做好文书档案整理、分类、装订，凡涉及公文全周期文件资料、具有保存价值的都应纳入归档范畴。严格《文书档案案卷格式》《党政机关电子公文归档规范》等标准、规范，做好文书档案的整理、装订、入架。此外，要加快推进文书档案数字化转型发展，既要做好存量的文书档案数字化，也要加快推进增量文书档案直接数字化，按照“单轨制”理念，打造畅通信息渠道。利用现代信息技术、数字技术，做好文书档案数据统计、分析和编研工作，提高文书档案现实利用价值。
4.3 严把末端文书档案安全质量
一方面，要提升文书档案鉴定质量。从党和国家根本利益出发，从文书档案内容的重要程度、档案内容的独特性、时效性角度，用全面的、历史的、发展的观点，判定文书档案价值，对其作出精准鉴定。全面的观点就要求将本单位与社会其他部门、长远与当前、行政业务与学术研究，编史修志等需求全面结合起来进行价值鉴定。历史的观点就是要尊重历史，将文书档案作为机关“今世赖之以知古”的重要载体，分析文书档案的各种价值因素。发展的观点就是要做到以“后世赖之以知今”的视角和价值标准评判，从文书档案价值的时效性、扩展性进行鉴定。另一方面，要切实做好文书档案销毁工作。经鉴定后，确实不具有继续保存价值的文书档案，应及时销毁，减少库存容量，减轻工作压力。文书档案销毁要严格按照程序和要求，坚持档案销毁标准，按照保管期限表规定标准等，严把质量关。根据文书档案载体形式选择相应的销毁方式，如物理粉碎、电子消磁、纸张熔浆再生、无害化焚烧等。严格执行销毁流程，做好清点在册、报批，并安排专人负责监销，在目录上注销，其他统计台账注明。
参考文献
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[2]陈春燕.分析医院文书档案管理质量影响因素及优化措施[J].医药卫生，2022（3）：174-177.
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[5]张娜.提升医院文书档案质量管理论述[J].兰台内外，2019（33）：56-57.
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[9]王珏.提升报社办公室档案文书管理水平的策略探讨[J].商情，2023（11）：109-112.
作者简介：范敏（1974— ），汉族，梁山县工业和信息化局高级会计师，本科，主要从事档案学基础理论与发展研究。
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