［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.12.038
［摘 要］企业经营活动的正常开展离不开物资的支撑，因此保证物资采购流程顺畅是企业内部控制与管理的关键。但物资招标采购工作会受到市场经济形势、定价、政策等因素的影响，导致物资招标采购工作面临较大的不确定性。因此，企业在物资招标采购活动中，应将物资招标采购风险的识别与防范作为工作重点，保证采购质量。本文围绕企业的中长期发展规划阐述物资招标采购的优点，据此分析企业的物资招标风险，并提出相应的物资招标采购风险防控措施，以期通过完善的风险防控措施优化企业物资的科学配置，推动企业的健康有序发展。
［关键词］企业采购；
物资招标；
采购风险
［中图分类号］F20文献标志码：A
物资招标采购能促使各类供应商的公平竞争，在良性竞争环境中为企业获取高质量的物资，还能加大企业对物资采购过程的监督力度，提高采购效率。利用物资招标采购模式将采购流程公开化、透明化，企业可针对不合理的招标采购环节进行调整，实现采购控制的前移，从事后审计变为事前预防，因此采用物资招标采购是企业首选，但在采购中应注意加强对采购风险的防范。
1 物资招标采购的优点
第一，具有公开性。参与物资采购投标的供应商能获得公开透明的采购信息，所有个体、单位都能参与采购招标活动，这也有利于企业最大限度地挖掘市场潜力。第二，具有公平性。企业物资招标采购模式由多家供应商同时竞争，企业中物资的使用部门、财务部、技术部、质检部等多个部门综合考评投标方的综合实力，最终公平地选取高性价比供应商。第三，促使企业加强合规建设。物资招标采购活动公开透明，避免企业传统采购模式中的挪用资金、滥用采购资金等情况的发生。第四，降低供应成本。物资招标采购中每个供应商都面临着竞争压力，供应商可通过产品价格调整、质量控制、售后服务等方式增强自身的竞争力，企业能实现低成本拿货，间接降低自身的经营成本［1］。
2 企业物资招标采购风险
2.1 外部风险
第一，自然风险。天气、路况、交通运输政策等都是企业物资招标采购的自然风险，尤其是供应商遭受地震、火灾、疫情等不可抗的自然因素时，物资招标采购活动进展缓慢，会严重影响招标计划的正常进行。第二，国家政策风险。企业若不能及时了解国家政策的变化，制订的物资招标采购方案极易与政策发生冲突，物资采购招标容易中途停止。第三，产品质量风险、履约风险。若企业未在合同中注明质量问题、履约问题的赔偿与处理方式，在招标工作后极易面临上述风险问题。第四，供应商中标后若不按照约定签订采购合约，会给企业带来较大的风险与损失。企业需要重新启动一轮物资招标采购活动，这会导致企业物资招标采购成本增加，不利于企业的长久、有序发展。
2.2 内部风险
第一，企业物资招标采购活动中面临制度风险，即目前还缺乏完善的物资招标采购管理制度。招标采购流程、计划制订、合同拟订与签署等工作缺乏准确的制度作为依据，现行的管理制度存在较多漏洞，导致企业招标采购标准与现行法律法规存在差异，采购招标活动无法正常开展。第二，物资招标采购计划的风险较高。各部门采购计划不合理、上报时间超期等情况都会影响企业物资招标采购的进展；
如果采购计划上报时间超期会迫使企业缩短招标周期，不利于企业在短时间内选出最优质的供应商，进而导致采购物资质量的下降。同时，若与实力不足的供应商合作则极易导致企业物资积压，影响企业资金流动。第三，最高限价也是导致企业物资招标采购产生内部风险的主要原因。最高限价不合理会引发招标文件制作延迟、发售延迟、物资采购延迟等一系列问题，进而影响企业经营生产的正常运行，给企业带来效益下降、资金链断裂等风险［2］。第四，一些企业物资采购的范围大、种类多、涉及面广，各项技术要求和质量要求的确定存在一定困难。
3 企业物资招标采购风险防控措施
3.1 细化外部风险防范措施
3.1.1 防范自然风险和产品质量风险
物资招标采购活动中自然风险、产品质量风险是企业目前面临的主要外部风险，因此在招标活动中应加强对这两类风险的防范。招标期间要综合考虑招标与中标企业的气候、温度、地理特征等情况，尽量避免与自然风险较高的中标企业合作。例如，酒店以招标方式选用食品类供应商，一般会更偏重考虑同城供应商。因为异地的长途货运会带来较多不确定因素，对于食品类物资来说，生产周期、包装方式、货运途中阴雨天气等因素都可能影响到食品质量和食品安全，异地供应商的自然风险更大。
物资招标采购完成后，重点监测物资的质量和供货周期，从耐用率、成交价、阶段供应量等维度综合分析采购物资的质量，若供应的物资不达标或不能按期供货，可依据合同要求供应商承担相应责任。物资运输期间安全也由供应商负责，在运输中出现的破损、挤压等导致无法使用的物资，供应商应补足对应的物资数量。为减少运输途中的物资损失，供应商必须确保产品运输的安全。
3.1.2 准确解读国家政策
企业物资招标采购工作必须在国家政策及法规允许范围内进行，避免采购招标与国家法规政策冲突，影响自身物资采购活动的正常开展。当国家发布新的政策或法规后，企业应及时分析并解读，通过咨询法律顾问、构建法律咨询团队等方式提高对各项政策与法规的解读准确率，从而制订与之契合的物资招标采购方案［3］。
3.1.3 防范履约风险
企业应当在前期的招标需求中尽可能详细列明对货物参数、规格、外观、质量标准等要求，并要求投标单位给予相应的承诺，以此减少中标方不按招标要求履约、降低产品质量和服务标准的情况。企业招标完成后与中标方签订招标采购合同，签订过程中要充分考虑市场价格的影响：第一，企业确定合理的竞标价格，通过合理定价吸引更多优质投标方参与投标，帮助企业选择性价比最高的供应商。第二，企业与中标单位的合同尽量在招标完成后及时签订，避免因合同签订时间延迟过长，造成供应商提出调价的情况。对于市场确实存在较大价格波动，可考虑在合同中注明“经过双方供应商市场询价，按照市场价格波动将物资单价上调/下调合同价格”，双方确定调价范围，保证双方利益最大化。但调整合同价格属于修改了招标关键内容，应当尽量避免。签订合同后，双方必须严格执行合同内容，若企业发现供应商履约不及时或存在不履约行为应及时提醒，若有必要可采用法律手段维护自身权益。反之，物资供应商也有监督企业的权利，确保企业采购款项能够及时汇入。第三，合同执行期间某一方出现违约行为，另一方可依据法律条款要求赔偿，扣除履约保证金。
3.1.4 加强物资招标采购监督
企业物资招标采购活动中应构建“事前—事中—事后”监督体系，提高采购监督质量。首先，企业要做好物资招标采购前的准备与监督工作。成立专门的招标工作小组，物资招标采购前应罗列详细的物资招标清单，包括技术类、服务类、设备类等需求明细表，以及与供货或工程相关的各项服务要求等。对于招标控制价、投标人资格、供货周期、付款方式、评分方式等关键内容必须采用小组讨论通过的方式作出决定。其次，加强物资招标采购事中的监督，企业纪检监察部门应当对采购流程、进场投标方、投标流程等做好监督，特别在评标环节，应当设置专门的监督员，负责事中监督工作，监督评标过程中打分、评定等环节，并做好全程录像。最后，加强物资招标采购事后的监督。企业财务部门应当监督与中标方签订合同前的履约保证金及时缴纳，监督项目经办部门严格按照合同内容执行采购、付款等工作，保障采购合同执行效率，以及采购工作流转期间各类信息的公开性与透明性。
3.2 优化内部风险防范措施
3.2.1 建立招标采购制度
企业物资招标采购工作期间，构建并完善招标采购制度是内部防范采购风险的重要措施，制度构建可从以下方面进行完善：第一，做好顶层设计，完善招标采购程序的管理制度。根据企业实际情况设置合理的招标采购金额起点。目前，国有企业常用的招标金额起点多数为10万元到20万元以上。并根据招标金额不同，设置不同的招标方式，如金额达到100万以上，要求必须通过大型国有招标平台；
100万元以下的，可以自行组织。第二，招标管理制度与企业预算制度相结合，一定金额以上的大宗采购、资产采购、工程改造等，必须先报预算审批，再报采购审批。第三，根据采购金额和采购内容设置不同的招标方式，包括公开招标、竞争性磋商、竞争性谈判、比价等。招标方式的不同主要在于公告时间和评标方法，其中公开招标方式的公告期不得少于20天，一般采用综合评分法，适用于重点、大型、要求较高的招标项目。例如，对于酒店行业来说，通常金额达到100万元以上的可要求必须采用公开招标方式；
20万元以上的要求必须采用磋商、谈判等方式；
20万元以下的项目较小，可采购简单快捷的比价方式。第四，持续完善采购部门的管理制度。部门负责人按照物资招标采购的需求，合理分配招标文件、合同的拟订、市场信息收集、标底编制、选择供应商、评标办法的制定等工作，各岗位工作人员严格遵守岗位制度完成相关工作［4］。每月底分析各岗位人员的物资招标采购工作情况，将物资招标采购工作完成度与员工绩效挂钩，提高员工的工作积极性。
3.2.2 提前准备，做好预判
第一，招标采购部门按照企业年度总计划制订年度采购计划，将各项采购计划落实到企业经营、行政、营销等各个部门，在年初即制订当年预计需要招标的项目清单。对于酒店行业来说，还应当根据酒店经营的淡旺季，合理安排招标工作，特别是工程改造类项目进度，应避免因工程影响到正常的客房、餐厅使用。对于一些大规模的改造项目，甚至提前一到两年就要开始进行规划。第二，采购或招标部门应严格按照采购制度完成物资招标采购计划的编制，从市场调查、清单编制、招标条件等多方面入手编制招标采购方案，并在采购活动中根据实际情况合理调整采购方案。方案编制常常涉及多个部门，招标小组应充分发挥组织协调功能，及时沟通，合理安排。第三，招标项目的各项报批报审工作要尽可能提前完成，对于国有企业来说，大型项目往往还要上报主管单位审批，都需要提前预留出报批和审批的时间。
3.2.3 加强物资招标管理
企业物资招标采购风险防范过程中，加强物资招标管理能有效降低采购风险。物资招标管理的优化可从以下方面入手：第一，为企业物资招标采购营造良好、稳定的内外部环境。内部环境的构建从企业内控制度、管理制度、工作流程等方面入手，保证企业经营活动的各项工作有序开展。外部环境从法律、政策、市场等角度入手，企业合理利用法律与政策的优惠降低物资招标采购成本，企业根据市场经济形势制订合理的物资招标采购方案，在招标采购过程中根据市场动态实时调整招标采购方案，进而降低企业物资招标采购的风险。第二，选择规范化的物资招标平台。通过规范化平台保障物资招标采购的公开性、共享性，利用透明化的招标手段提高物资招标效率，进而实现企业的规范化管理。第三，做好企业物资招标采购过程中的自律管理，保障招标活动的合法性、合理性、合规性。
3.2.4 健全物资采购链条
企业在完成物资招标采购投标、合同签订等工作后，应快速构建系统化的物资采购链条，从而保证采购活动的顺利开展。第一，明确采购特点、采购工作目标，以此为基础开展供应商资质调查工作，从资产、信用、偿债能力多方面入手综合评估供应商的综合实力，企业选择优质供应商并与之达成合作。第二，企业与供应商签订合作合同后，应在合同中明确任一方未按约履行需要承担的违约责任和补救措施，构建双方都认可的管理机制，强化合同执行期间对供需双方的约束。第三，企业可根据自身情况借助信息化平台用于物资采购管理，信息平台重点对采购管理的招标、投标、合同签订、物资运转等重点环节进行监测，及时预警不合理的采购环节并进行调整、优化，提高采购管理效率。第四，企业设置单独的物资招标采购管理部门，负责采购招标、市场调研、不定期抽查采购管理等工作，同时负责与供应商的接洽、谈判等工作，实现供需双方的良好衔接。
3.2.5 完善供应商管理机制
第一，构建市场化机制。在国家法规及政策允许的范围通过公开透明的物资招标采购流程提高采购效率，尤其是在大型物资采购活动中，应严格执行规范性的流程，以建立更加稳定的市场机制。第二，企业选用统一化的招标信息平台，采购物资招标透明化，面向社会扩大可选择范围，形成良性的供应商竞争环境。第三，加强对供应商的考核评价管理。企业通过单独的物资招标采购部门考核供应商，包括对售后、产品质量、服务等的考核，约束供应商以提升其业务水平［5］。若企业发现供应商提供的物资不合格，有权依据合同要求供应商做出赔偿。第四，企业应建立完善的付款信用机制，在与供应商协商阶段，最大化争取延迟付款带来的收益，但是付款周期一旦双方商定，应当共同遵守。良好的信用会给招标企业在市场上争取到更多的优质供应商。
4 结语
物资招标采购作为现阶段企业采购的新模式，能为企业筛选出优质供应商，但招标采购也存在较大风险，不做好招标采购的风险管控工作，会严重影响企业的正常运营。因此，本文从物资招标采购的风险点着手，论述物资招标采购的优点与风险点，通过内部、外部风险防范措施构建物资招标采购风险防控的双重保障。通过多元化的物资招标采购措施，有效降低企业的物资招标采购风险，提高企业管理效率。
参考文献
［1］马霖，王兴华. 完善物资招标采购 提高企业经济效益［J］. 大陆桥视野，2023（10）：84-86.
［2］王玮，张淑云，刘归航. 企业物资招标采购的风险和防范办法［J］. 中国物流与采购，2022（24）：58-59.
［3］官俊杰. 企业物资采购在生产经营中的合规有效性分析［J］. 中国产经，2023（3）：135-137.
［4］文江华. 企业招标采购存在的风险及防范策略［J］. 工程技术研究，2021，6（22）：261-262.
［5］洪伟. 企业物资招标采购管理漏洞与对策探讨［J］. 中国物流与采购，2021（20）：55.
［作者简介］范佳予，女，安徽合肥人，安徽天鹅湖大酒店，中级会计师，本科，研究方向：酒店财务管理、酒店内控管理。
